Lagi googling tentang sistem informasi (SI), eh jadi inget tempat kerja dulu.
Di Wikipedia sistem informasi didefinisikan seperti ini:
“Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.”
Di tempat kerja ku dulu, SI nya lumayan rumit, karena mereka membeli software yang sudah jadi, menggantikan software lama. Software baru tersebut harus sama outputnya dengan sistem yang lama. (Memang semestinya).
Jadi ada 3 software yang digunakan dari berlainan vendor.
1. Untuk HRD,
2. Untuk Produksi,
3. Untuk Finansial dan Akunting.
Setelah di coba beberapa bulan, tetap saja banyak errornya. Berbeda dengan ditempat kerja ku disini. Kalau softwarenya sih lumayan bagus. Semua sudah terintegrasi kedalam satu software ( ERP ), dari order barang samapai barang di kirim semua ada di software tersebut.
ERP akan saya ulas tersendiri.
Lanjut dengan sistem informasi,
Banyak kasus seperti contoh di atas yang terjadi di lapangan, perusahaan/organisasi tidak mempunyai Master Plan SI dan langsung mengembangkan Sistem Informasi (SI) dengan bantuan Staff TI internal maupun dengan Vendor (external). Kemudian yang terjadi adalah suatu pengembangan Sistem yang sifatnya tambal sulam. Ketika ada suatu kebutuhan baru, maka dibuatlah satu solusi utk kebutuhan tsb. Dalam jangka pendek, sepertinya terjawablah masalah tsb, tapi dalam jangka panjang akan terlihat ketidakselarasan integrasi informasi antar bagian/divisi. Sehingga pihak manajemen akan sangat sulit sekali untuk bisa memanfaatkan output dari sistem tsb. Belum lagi, para staff yang sehari-hari menggunakan sistem tsb akan merasa kesulitan karena sistem hanya bisa mengakomodasi kebutuhan mereka saja.
Hal itu mengakibatkan sering ditemuinya pulau-pulau SI di suatu perusahaan, dan jika perusahaan berkembang lebih besar, semakin sulit untuk mengintegrasikan antar sistem tsb. Lebih parah lagi, ada juga suatu divisi/bagian dari perusahaan tsb yang merasa kecewa dg sistem yg disediakan perusahaan dan mereka membeli/mengembangkan sendiri sistem utk kebutuhan mereka saja. Hal ini menyebabkan koordinasi dan kontrol ke sistem semakin sulit bagi pihak manajemen.
Untuk itu, sangat terasa pentingnya kita dalam membuat Master Plan sebelum mengembangkan suatu sistem. Dapat dianalogikan bahwa sangat riskan kalau kita membangun rumah tanpa gambar rencana pembangunan, sehingga pada saat dipakai, tidak bisa memuaskan pemakainya. Bahkan kalau mau dikembangkan lagi, terjadi banyak masalah. Banyak tenaga dan biaya yang pasti akan dikeluarkan untuk membuat rumah kita menjadi 2 lantai, kalau pada awal pondasi-nya tidak disiapkan utk rumah 2 lantai. Begitu juga Sistem Informasi, tetap membutuhkan suatu perencanaan yang bagus di awal.
Tapi kenapa banyak perusahaan tidak mau membuat Master Plan SI? Karena pekerjaan ini bisa jadi pekerjaan yang sulit dipahami karena keterbatasan knowledge dr pihak manajemen thd SI, atau juga karena tidak merasa hal ini adalah hal penting. Lebih parah lagi, kalaupun punya Master Plan, pekerjaan ini diserahkan ke pihak pengembang sistem (vendor) sehingga Master Plan tsb hanya mengakomodir kepentingan vendor SI bukan menyesuaikan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Sehingga slth berjalan sekian tahun, terlihat SI mulai kerepotan menyesuaikan dengan kebutuhan2 perusahaan tsb.
Master Plan SI adalah suatu perencanaan jangka panjang dalam pengembangan SI di perusahaan tsb, yang dengan baik bisa menterjemahkan keinginan baik dari manajemen (System Owner), pengguna (System User) maupun perubahan2 yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Dengan perkembangan Teknologi Informasi yang sangat cepat (short life-cycle), betapa susahnya kita menyesuaikan hal itu thd kebutuhan perusahaan tanpa adanya Master Plan. Tiap berapa bulan ada upgrade versi terbaru suatu software dengan fitur yang lebih bagus, ada hardware yang lbh cepat dan murah, dan lain2nya. Begitu juga, ketika perusahaan berkembang lebih besar atau lebih kecil, merger atau akusisi, dan isu-isu lain, apakah SI mampu mengikuti hal2 tsb?
Demikianlah ulasan dari saya mengenai SI dari sudut pandang dan pengalaman saya.
Ada yang mao nambahin?
sumber :
-Pengalaman Pribadi.
– Wikipedia.
– Surahyo Sumarsono.
Creative & Positif 